Los 10 mejores consejos para la gestión de nóminas en la construcción
Cuando se trata de la gestión de nóminas, es esencial saber que es realmente una de las tareas más difíciles queempresas de construccióndebe llevar a cabo. La gestión de las nóminas de las empresas de construcción es difícil e inesperada, ya que los trabajadores suelen estar repartidos por varias obras y las cuadrillas tienen horarios completamente distintos.
Es fundamental comprender que gestionar las nóminas de un grupo de personas puede ser una tarea difícil para cualquiera. Por lo general, los gerentes de los lugares de trabajo no disfrutarán lidiando con la documentación W-2 y de impuestos, nóminas y beneficios junto con todas las demás responsabilidades que están en correlación directa con la gestión de una empresa.
Gestionar las nóminas puede no ser algo que le haga mucha ilusión. Sin embargo, hay muchas formas de simplificar todo el proceso. Estos son algunos de los mejores consejos para la gestión de nóminas de las empresas de construcción.
Determine si pagará a sus empleados por horas o con un salario
Uno de los consejos más importantes que necesita saber es si va a poner a sus empleados a sueldo o si les va a pagar por horas. Los empleados asalariados son mucho más fáciles de gestionar. Se quita todo el estrés de determinar cuánto se pagará a sus empleados cada mes. Ayuda a mantener la coherencia dentro de su empresa. Si usted tiene empleados con un salario por hora, tendrá que asegurarse de que tiene un sistema legítimo en el lugar para asegurarse de que puede realizar un seguimiento de tiempo y compensación.
Decida con qué frecuencia va a pagar a sus empleados
Cada empresario tendrá que tomarse el tiempo necesario para decidir el periodo de pago de sus empleados. Los periodos de pago pueden ser quincenales, mensuales o semanales. Esto le permitirá gestionar sus nóminas de forma más eficiente y mantenerse organizado.
Clasifique a sus trabajadores
Otro consejo muy importante sobre nóminas que debe seguir es clasificar correctamente a sus trabajadores. Tanto si contrata a contratistas independientes, empleados a tiempo completo o becarios, si la persona está realizando actualmente un trabajo para su empresa, normalmente se considerará un empleado.
Elija el software que mejor se adapte a las necesidades de su empresa
Cuando esté en el proceso de elegir el software de nóminas adecuado para su empresa, tendrá que intentar seleccionar una opción que esté alojada en la nube, ya que le facilitará mucho las cosas. Podrás acceder a toda la información de tus nóminas en un único lugar siempre que lo necesites.
Además de encontrar un software de nóminas, debería plantearse invertir en un programa de gestión que le quite todo el estrés de las nóminas. Por ejemplo, algunas plataformas permiten a los empresarios integrar todo su software de nóminas en un único sistema. Esto puede ayudar a impulsar la colaboración y mejorar las comunicaciones durante el proceso de nómina.
Simplifique su proceso para ahorrar tiempo y dinero
Según la encuesta inteligente de la Asociación Nacional de Empresas, alrededor del 27% de los propietarios de pequeñas empresas han informado de que dedican entre 3 y 5 horas cada mes a las nóminas. Un tercio de los empresarios gasta más de 500 dólares al mes en sus servicios de nóminas.
Para simplificar el proceso, debería plantearse invertir en un gestor de tareas de RRHH. Este tipo de herramientas inteligentes permiten a los empresarios tenerlo todo en un mismo sitio. Esto le ahorrará mucho tiempo y dinero a largo plazo. También le ahorrará mucho estrés, lo que hará que su negocio funcione mucho más fácilmente.
Controle absolutamente todo
Otra forma excelente de simplificar el sistema de nóminas es mantener siempre los registros y documentos en un solo lugar. También hay algunas leyes estatales y federales que exigirán que los empleadores conserven algunos registros sólo por un corto tiempo dependiendo del área.
Por ejemplo, siempre es una buena idea llevar un registro de los formularios W-2 y W-4, las prestaciones, los formularios fiscales, los depósitos fiscales e incluso las vacaciones.
Intentar automatizar los impuestos estatales y federales
Cuando se trata de impuestos estatales y federales, debe asegurarse de que su software de nóminas puede ocuparse automáticamente de los impuestos estatales y federales por usted sin que tenga que mover un dedo. Esto puede evitar fácilmente que se olvide de cualquier depósito de impuestos de nómina para asegurar que todo el proceso se complete con prontitud.
Factor de aumentos y beneficios
¿Quiere ponérselo lo más fácil posible a la hora de conceder a sus empleados los merecidos aumentos de sueldo? ¿Por qué no darles beneficios adicionales como recompensa? También podría dar a sus empleados un estipendio para un nuevo ordenador portátil, una guardería o un seguro adicional.
Éstas son sólo algunas de las opciones libres de impuestos que puede ofrecer a sus empleados. Estas opciones le permitirán simplificar los trámites fiscales.
Averigüe si necesita números de identificación de empresa
Para que pueda tramitar los impuestos, algunos estados le exigirán que obtenga números de identificación patronal. La mayoría de las empresas y entidades ya tienen números de identificación. No obstante, si no dispone de uno, deberá ponerse en contacto con el IRS para solicitarlo.
Crear un presupuesto
Cuando planifique sus nóminas, tendrá que asegurarse de elaborar un presupuesto saneado tanto para los salarios como para los impuestos. La ley obliga siempre a los empresarios a pagar impuestos de Seguridad Social y Medicare. Muchos también deben pagar impuestos de desempleo.
Asegúrese de planificar con antelación todos estos gastos.
Lo esencial
La gestión de las nóminas requiere mucha organización, paciencia y comunicación en toda la organización. Es fundamental seguir estos excelentes consejos para poder agilizar el proceso de nóminas y ser mucho más eficiente.